Regali di Natale aziendali per i clienti: come organizzarsi

Per organizzare i regali di Natale aziendali per i clienti si parte dalla fine: si fissa il giorno in cui il regalo deve essere in mano alle persone e si conta all'indietro, passando per i tempi del fornitore, le approvazioni interne e i corrieri di dicembre. Prima però serve la lista dei destinatari, perché quante persone e dove decide quasi tutto il resto. Qui trovi i passaggi in ordine, con le domande da fare al fornitore e le cose che di solito si dimenticano.

Una premessa: per la parte fiscale e per le regole interne sugli omaggi senti il commercialista e l'ufficio acquisti. Qui si parla solo di organizzazione. Per i criteri di scelta del regalo c'è la guida ai regali aziendali per team e clienti.

Prima la lista, poi il regalo

Viene spontaneo fare il contrario: si vede un oggetto bello, si decide che è quello, poi si contano i clienti. Così però si scopre a novembre che i destinatari sono il doppio, che metà sta in un'altra città e che tre uffici chiudono il 18.

Io il 23 ottobre lascio una pagina bianca con una domanda: clienti, colleghi, fornitori, a chi vuoi far arrivare un pensiero a Natale? Scrivilo adesso. Per i clienti conviene un foglio di calcolo con poche colonne: un modello di lista dei regali aziendali è pronto da copiare. Per i criteri di scelta, dieci in tutto, c'è anche l'articolo sui regali aziendali originali.

L'ultima colonna sembra burocrazia. A metà dicembre è l'unica cosa che ti dice cosa manca.

Il conto all'indietro

Il metodo è lo stesso che uso giovedì 7 ottobre per la campagna di Natale: segnare le date a ritroso e aggiungere qualche giorno di margine prima di ogni approvazione. Per i regali i punti fissi sono questi, dal fondo verso l'inizio.

1. Il giorno in cui il regalo deve essere sulla scrivania del cliente. Non il 24. Molti uffici rallentano o chiudono prima, e un regalo che arriva dopo le feste perde metà del senso.
2. La spedizione. A dicembre i corrieri sono carichi per tutti. Chiedi al fornitore o al corriere i tempi di quel periodo, non quelli di un mese qualunque.
3. La produzione e la personalizzazione. Sono i tempi del fornitore e cambiano con il prodotto e con la quantità. Non tirare a indovinare: fatteli scrivere.
4. Le approvazioni interne. Bozza con il logo, budget, testo del biglietto. Ogni firma porta via giorni, soprattutto se chi firma è in trasferta.
5. La scelta del regalo. Arriva solo dopo che hai visto quanto spazio resta tra oggi e la data del punto 1.

Venerdì 3 dicembre faccio lo stesso conto e arrivo a una conclusione poco rassicurante: la data vera per ordinare è quasi sempre questa settimana. Se a dicembre sei ancora alla scelta, scegli tra quello che si può consegnare in tempo, non tra quello che ti piace di più.

Le domande da fare al fornitore

Un buon fornitore risponde volentieri. Se le risposte sono vaghe, è già un'informazione. Le domande da mandare per scritto:

• Con questa quantità, quanto tempo serve per ogni fase, dalla conferma alla consegna?
• Cosa vi serve da parte nostra, in che formato ed entro quando? Logo vettoriale, testi, elenco degli indirizzi.
• Vedremo una bozza prima della produzione? Quante correzioni sono previste?
• Spedite voi ai singoli indirizzi o consegnate tutto da noi?
• Se un pacco si perde o arriva rovinato, cosa succede e in quanto tempo?
• Possiamo avere qualche pezzo in più per i clienti dimenticati?

Il logo in alta risoluzione merita una menzione a parte. Io lunedì 25 ottobre lo racconto così: nato per scrivere il concept della campagna di Natale, costretto a cercare il logo del cliente in alta risoluzione dentro una mail del 2023. Con il tuo logo vale lo stesso: preparalo prima che te lo chiedano. Se serve mettere in fila la richiesta al fornitore, il metodo è quello di come scrivere un brief: una pagina, con obiettivo, quantità, scadenza e chi approva.

Biglietti e indirizzi: le due cose che si sbagliano

Il regalo lo sceglie una persona, ma i biglietti e gli indirizzi coinvolgono tutti quelli che seguono i clienti. Per questo vanno chiesti presto, con una scadenza.

I biglietti. Giovedì 16 dicembre lo scrivo chiaro: una riga scritta per quella persona, un progetto fatto insieme, un grazie preciso. Il regalo si dimentica, la riga no. Chi segue il cliente scrive la riga. Chi coordina controlla che ci siano tutte e che i nomi siano giusti.

Gli indirizzi. La nota del 3 dicembre lo ricorda: controlla gli indirizzi, qualcuno ha cambiato ufficio. Qualcun altro lavora quasi sempre da casa. Chiedere l'indirizzo di casa solo per un pacco, però, mette in imbarazzo più di un regalo che arriva in ufficio. Meglio l'ufficio, verificato.

Gli errori da evitare a dicembre

• Ordinare senza la lista chiusa. Poi i pezzi non bastano, e il riordino ha di nuovo i tempi di produzione.
• Dimenticare chi non accetta omaggi. Alcune aziende e alcuni enti hanno regole interne precise. Chi segue il cliente di solito lo sa: chiediglielo.
• Una riunione per ogni decisione. Regalo, budget e testo si possono approvare per iscritto. Se proprio serve vedersi, una sola volta e breve: c'è la guida su come fare una riunione breve.
• Fare tutto in una settimana. Il 20 dicembre, dico io quel lunedì, si finisce a fare gli auguri in dodici chat diverse. Meglio che i pacchi siano già partiti.

Il resto delle date di fine anno, dal Black Friday ai giorni di chiusura, è nel calendario marketing con le ricorrenze del 2027, utile già per i regali dell'anno prossimo.

E se il regalo è un calendario?

Il Calendario Creativo, la famiglia di cui fa parte il Calendario del Marketing 2027, è nato in agenzia proprio come regalo per i clienti. È un regalo che ha senso per i clienti che lavorano nel marketing e nel digitale: parla di brief, call e report, e sta sulla scrivania tutto l'anno.

Quantità, tempi e personalizzazioni non li scrivo qui perché si definiscono su richiesta, caso per caso. Sulla pagina dei regali aziendali per aziende e agenzie c'è il modulo per chiedere un preventivo. Se invece cerchi idee più piccole, da affiancare al regalo principale, ci sono i gadget da scrivania che si usano davvero.

Domande frequenti

Quando bisogna ordinare i regali di Natale per i clienti?

Non c'è una data uguale per tutti: dipende dai tempi di personalizzazione, produzione e spedizione del fornitore. Fissa il giorno in cui il regalo deve essere in mano al cliente, chiedi i tempi per scritto e conta all'indietro, con qualche giorno di margine per le approvazioni interne e per i corrieri di dicembre.

Da dove si comincia a organizzare i regali aziendali?

Dalla lista dei destinatari, prima ancora di scegliere il regalo. Sapere quante persone, in quali sedi e con quale priorità cambia sia il tipo di regalo sia i tempi.

Cosa chiedere al fornitore dei regali aziendali?

I tempi di ogni fase con le quantità vere, cosa serve da parte tua (logo, testi, indirizzi) e entro quando, come avviene la consegna e cosa succede se un pacco si perde. Meglio avere le risposte per scritto.

Meglio spedire ai clienti in ufficio o a casa?

In ufficio, salvo accordi diversi: l'indirizzo di casa spesso non ce l'hai, e chiederlo solo per un pacco mette in imbarazzo. Prima di spedire, però, verifica che l'ufficio sia ancora quello e che a dicembre sia aperto.

Ci sono regole fiscali sui regali ai clienti?

Sì, ma non sono materia di questo articolo. Per la parte fiscale e per le regole interne sugli omaggi senti il commercialista e l'ufficio acquisti.

Si può regalare il Calendario del Marketing 2027 ai clienti?

Sì, per aziende e agenzie c'è una pagina con la richiesta di preventivo: quantità, tempi e personalizzazioni si definiscono su richiesta.