Come fare una riunione breve (e capire se serve davvero)

Per fare una riunione breve servono quattro cose decise prima di mandare l'invito: un ordine del giorno scritto, poche persone, una durata più corta di quella che ti propone l'agenda e una chiusura con chi fa cosa entro quando. Il resto viene da sé. Qui le vediamo una per una, insieme alla domanda che le precede tutte: questa riunione serve, o bastava una mail?

Prima domanda: serve davvero?

Una riunione ha senso quando più persone devono discutere e decidere insieme. Negli altri casi di solito esiste una strada più corta.

Io, il calendario, la parola "call" la definisco il 20 gennaio: telefonata o videochiamata di lavoro. E la traduco: mezz'ora per dirsi quello che stava in due righe di mail. Succede a tutti, anche a chi la convoca in buona fede. La prova per accorgersene è al prossimo punto.

L'ordine del giorno, prima dell'invito

Per il vocabolario Treccani l'ordine del giorno è l'elenco degli argomenti che devono essere trattati e discussi in una seduta. Nel lavoro di tutti i giorni bastano tre righe, e vanno scritte prima di cercare l'orario.

Il mio foglio di mercoledì 27 gennaio dice così: niente invito senza ordine del giorno. I punti da decidere, chi deve esserci, quanto dura. Se non riesci a scriverlo, forse la riunione non serve. Un esempio compilato è nell'ordine del giorno di una riunione.

Due accorgimenti lo rendono più utile:

• Scrivi i punti come domande. "Sito nuovo" è un tema e ci si può parlare per un'ora. "Andiamo online il 3 o il 17?" è una domanda e ha una risposta.
• Allega quello che c'è da leggere. Con una riga: "da leggere prima". In riunione si discute, la lettura collettiva di un documento a schermo condiviso è il modo più lento di leggerlo.

Tre punti sono già tanti. Se ne hai sette, sono due riunioni, oppure quattro di quei punti erano mail.

Chi invitare

Invita tre tipi di persone: chi decide, chi dovrà fare il lavoro e chi ha un'informazione che agli altri manca. Chi deve solo sapere com'è andata non ha bisogno di esserci: riceve il verbale e ti ringrazia.

La persona che non può mancare è quella che decide. Nel mio foglio del 15 febbraio il "punto di cinque minuti" diventa quaranta minuti con dodici persone: parla sempre una, decide un'altra che non c'era. Se chi decide non può, sposta la riunione. Farla lo stesso vuol dire farla due volte.

E se sei tu l'invitato e non capisci perché, chiedilo con gentilezza: "Su quale punto vi serve il mio contributo?". Spesso la risposta è "in effetti ti mandiamo il riassunto".

Un riguardo in più per i collaboratori esterni: per loro un'ora di riunione è un'ora di lavoro che non fanno. Invitarli solo quando servono è uno dei regali per un freelance che non si incartano.

La durata: 25 o 50 minuti

Le agende propongono mezz'ora o un'ora perché sono cifre tonde. Il mio consiglio di mercoledì 10 febbraio è fissare le riunioni da 25 o da 50 minuti. I minuti che avanzano servono per alzarsi, bere, arrivare alla prossima senza fiatone.

Perché funzioni davvero:

• Si comincia all'ora scritta. Chi arriva dopo recupera dal verbale. Ricominciare da capo a ogni ingresso punisce chi era puntuale.
• Un punto, un tempo. Accanto a ogni voce dell'ordine del giorno scrivi i minuti. Quando scadono, si decide oppure si rimanda con un nome e una data.
• Gli argomenti nuovi vanno in lista. Qualcuno li annota e si torna al punto. Si riprendono alla fine, se avanza tempo, o in un altro momento.
• Se si finisce prima, si finisce prima. "Visto che abbiamo ancora cinque minuti, una cosa veloce" apre una seconda riunione, senza ordine del giorno. Lunedì 11 gennaio la durata prevista della call di allineamento è 15 minuti. "Certo", dice la nota.

La chiusura: chi fa cosa entro quando

Gli ultimi minuti sono i più importanti. Il foglio di martedì 23 marzo chiede di chiudere ogni riunione con una frase sola: chi fa cosa entro quando. Detta ad alta voce, prima dei saluti. Se nessuno sa rispondere, la riunione non è finita.

La frase ha tre pezzi e servono tutti:

• Chi: un nome. "Il team" e "noi" non hanno mai consegnato niente.
• Cosa: un verbo e un oggetto. "Manda il preventivo aggiornato" si può fare. "Si occupa del preventivo" si può interpretare.
• Entro quando: una data. "Ci aggiorniamo" è la formula che traduco il 4 marzo: non si è deciso niente, ma con educazione. Vale anche per "il prima possibile": cosa nasconde quella sigla lo spiego in ASAP, significato e quando non usarlo.

Il verbale in tre righe

La parola verbale fa pensare a un documento solenne, e in origine lo è: il vocabolario lo descrive come lo scritto che attesta fatti e avvenimenti in forma sintetica ma completa. Per una riunione di lavoro tieni la sintesi e lascia stare la solennità. Tre righe, mandate a tutti gli invitati lo stesso giorno:

1. Deciso: cosa si è scelto, in una frase per punto.
2. Da fare: chi fa cosa entro quando. È la frase della chiusura, copiata.
3. Aperto: cosa non si è deciso e quando se ne riparla.

Un esempio: "Deciso: andiamo online il 17. Da fare: Marta manda i testi definitivi entro venerdì 12, Luca prepara la pagina entro martedì 16. Aperto: le foto, ne parliamo lunedì con il fotografo."

Nel gergo, quello spiegato nel glossario del marketing digitale, si chiama recap, e il 3 febbraio lo traduco così: la mail dopo la call, che dimostra che ognuno aveva capito una cosa diversa. È proprio per questo che va mandata. Se qualcuno aveva capito altro, meglio scoprirlo oggi che il giorno della consegna.

Le riunioni ricorrenti

Le più difficili da accorciare sono quelle che si ripetono, perché nessuno le ha decise di recente. Ogni tanto falle passare dalla stessa prova delle altre: riesci a scrivere l'ordine del giorno di questa settimana? Se la risposta è no, salta un turno e guarda cosa succede. Il mio foglio del 22 dicembre consiglia di guardare l'agenda di gennaio e spostare le riunioni ricorrenti che cadono nei giorni di festa. Quella del lunedì fissata "per sempre" anni fa, di solito, è ancora lì. E lunedì 4 ottobre, festa di San Francesco, la riunione ricorrente delle 9 è rimasta in agenda: nessuno l'ha tolta, nessuno si è collegato. Lo stesso vale per chi cambia lavoro: toglilo dalle ricorrenti prima del suo ultimo giorno, insieme alle altre cose da fare per salutare un collega che va via. E se la ricorrente non riesci proprio a toglierla, almeno rendila sopportabile con il bingo della call.

Sabato 2 ottobre ti lascio una pagina da compilare, "La riunione perfetta", con quattro caselle: durata, persone, argomento, merenda. Compilala sul serio e martedì, al rientro dal fine settimana lungo di San Francesco, proponila.

Nel frattempo, per le riunioni che non puoi evitare, sulla home c'è il bingo della call. Se la riunione serve a dare un incarico, prima leggi come scrivere un brief. Se finisce con "ti giro il file", c'è la guida su come nominare i file. E se nel tuo ufficio le riunioni sono un argomento di conversazione, il calendario come regalo per chi lavora nel marketing di solito viene capito al volo.

Domande frequenti

Quanto deve durare una riunione?

Il tempo che serve per i punti in elenco, e non la mezz'ora tonda proposta dall'agenda. Un buon punto di partenza è fissarla da 25 o da 50 minuti, così resta un margine prima dell'impegno successivo.

Cosa si scrive in un ordine del giorno?

I punti da decidere, scritti come domande, chi deve esserci e quanto dura l'incontro. Per il vocabolario Treccani è l'elenco degli argomenti da trattare e discutere in una seduta.

Quando basta una mail al posto della riunione?

Quando devi solo informare, quando la decisione spetta a una persona sola o quando la domanda ha una risposta breve. La riunione serve se bisogna discutere e decidere insieme.

Come si scrive il verbale di una riunione di lavoro?

In tre righe: cosa si è deciso, chi fa cosa entro quando, cosa resta aperto. Va mandato a tutti gli invitati lo stesso giorno, anche a chi non c'era.

Chi bisogna invitare a una riunione?

Chi decide, chi deve fare il lavoro e chi ha un'informazione che gli altri non hanno. Chi deve solo sapere com'è andata riceve il verbale.

Cosa faccio se la riunione sta andando fuori tema?

Segna l'argomento nuovo in una lista a parte e torna al punto in elenco. A fine riunione decidi chi se ne occupa e quando, senza allungare l'incontro.