Ordine del giorno di una riunione: esempio da copiare
L'ordine del giorno di una riunione elenca i punti da decidere, chi deve esserci e quanto dura, e va scritto nell'invito, non dopo. Se non riesci a scriverlo, forse la riunione non serve. Sotto c'è un esempio da copiare, le domande per costruirlo punto per punto e il controllo finale prima di premere invia.
Niente invito senza ordine del giorno
Il foglio di mercoledì 27 gennaio lo dice senza giri: niente invito senza ordine del giorno. I punti da decidere, chi deve esserci, quanto dura. E se non riesci a scriverlo, forse la riunione non serve. È il controllo più economico che esista: due minuti di scrittura contro mezz'ora di tutti.
Un esempio da copiare
Una riunione di allineamento su una campagna, trenta minuti. Nell'invito, sotto il titolo, scrivi:
Riunione: campagna di novembre, scelta del messaggio principale
Durata: 25 minuti, dalle 10:00 alle 10:25.
Chi deve esserci: Marta (testi), Luca (grafica), Giulia (account). Chi non può, manda un commento scritto entro ieri.
Da decidere: 1) messaggio A o B (10 minuti, si decide); 2) date di uscita (10 minuti, si decide); 3) un aggiornamento sul budget (5 minuti, si informa).
Da leggere prima: le due proposte in allegato, tre minuti.
Alla fine: chi fa cosa entro quando, in una frase.
Il modello in sé è breve di proposito. Ogni voce risponde a una domanda che altrimenti si perde: per quanto, chi, cosa si decide, cosa devo aver letto, come si chiude. Se la campagna di novembre è quella del Black Friday, le date da mettere al punto 2 le trovi in Black Friday 2027: quando cade e come arrivarci pronti.
Come costruirlo, punto per punto
- Scrivi il risultato in una frase. "Alla fine sappiamo quale messaggio usiamo". Se non riesci a scriverla, torna al titolo di questa sezione: probabilmente non serve la riunione.
- Elenca i punti come decisioni, non come argomenti. "Budget" è un argomento. "Approvare o no la spesa aggiuntiva" è una decisione.
- Indica per ogni punto se si decide, si informa o si discute. Cambia il modo in cui lo prepari. Un punto da informare spesso può diventare una mail.
- Metti i minuti. Se ogni punto ha un tempo, l'ordine del giorno diventa un patto.
- Scegli chi serve davvero. Un invitato per cui non c'è nessun punto non ha niente da fare in quella riunione, e un invito in meno è un favore.
Anche i minuti sono un invito
Il consiglio del foglio di mercoledì 10 febbraio è semplice: fissa le riunioni da 25 o 50 minuti invece che da 30 o 60. I minuti che avanzano servono per alzarsi, bere, arrivare alla prossima senza fiatone. È un'abitudine che si regge solo con un ordine del giorno: se non sai di cosa parli, i 25 minuti diventano 40.
Come tenere breve la riunione e capire se serve davvero lo spiega l'articolo su come fare una riunione breve. L'ordine del giorno ne è l'ingrediente principale.
La riunione perfetta, secondo il calendario
Il foglio di sabato 2 ottobre ti chiede di progettare la riunione ideale, casella per casella: durata, persone, argomento, merenda. Ti suggerisce poi di proporla davvero, al rientro. Le prime tre caselle sono l'ordine del giorno; la quarta è un atto di fede. Se ci riesci, la merenda aiuta più di quanto sembri.
Dopo la riunione
L'ordine del giorno dice cosa fare prima. Quello che resta dopo è nel verbale di riunione in tre righe: cosa è stato deciso, chi fa cosa entro quando, cosa resta aperto. Insieme formano un ciclo semplice: prima si dice dove si va, poi si scrive dove si è arrivati.
Se la riunione nasce da un lavoro nuovo, parti dal brief. Per le giornate in cui nessuna delle precedenti basta, c'è sempre il bingo della call.
Un promemoria sull'ordine del giorno, al giorno giusto, lo trovi nel Calendario del Marketing 2027: mercoledì 27 gennaio, in cima, accanto al monitor.
Domande frequenti
Cos'è l'ordine del giorno di una riunione?
È l'elenco dei punti che la riunione deve affrontare, con chi deve esserci, quanto dura e cosa si deve decidere. Va nell'invito, non dopo.
Cosa deve contenere un ordine del giorno?
I punti da decidere, chi deve esserci, quanto dura la riunione e cosa serve a ciascuno per prepararsi. Per ogni punto indica se si decide, si informa o si discute.
Quanti punti ci possono stare?
Pochi: in una riunione breve, due o tre. Se i punti sono otto, quasi sempre sono due riunioni.
E se non riesco a scrivere l'ordine del giorno?
Il foglio del calendario del 27 gennaio lo dice: se non riesci a scriverlo, forse la riunione non serve. Una mail o una chat possono bastare.
L'ordine del giorno va mandato prima o presentato all'inizio?
Prima, insieme all'invito. Chi lo riceve decide se può contribuire, prepara quello che serve e, se la sua presenza non è necessaria, lo scopre in tempo.
