Come nominare i file: regole semplici per ritrovare tutto

Per nominare bene un file bastano quattro pezzi, sempre nello stesso ordine: la data scritta anno-mese-giorno, il cliente o il progetto, cosa c'è dentro e il numero di versione. Esempio: 2027-03-25_rossi_preventivo_v02.pdf. Niente spazi, niente accenti, niente "definitivo". Un nome così si capisce senza aprire il file e si mette in fila da solo. Sotto trovi le regole una per una, con gli esempi prima e dopo.

La data: anno, mese, giorno

La data va all'inizio e va scritta dal pezzo più grande al più piccolo: 2027-03-25. Quattro cifre per l'anno, due per il mese, due per il giorno, con lo zero davanti quando serve.

Non è un'abitudine da pignoli: è uno standard internazionale e si chiama ISO 8601. Pubblicato la prima volta nel 1988, stabilisce come rappresentare date e orari partendo dal valore più significativo. Il W3C, l'ente che cura gli standard del web, lo indica come riferimento e scrive la data completa proprio così, AAAA-MM-GG. È lo stesso mondo di standard condivisi da cui è nato il web: lo racconta la storia di internet in 20 date.

È anche il mio consiglio di giovedì 14 gennaio, con l'esempio 2027-01-14_preventivo e una nota: "definitivo" non è una data.

Il vantaggio pratico è uno: con questo formato l'ordine alfabetico coincide con quello cronologico. Ordini la cartella per nome e i file si dispongono dal più vecchio al più nuovo. Se scrivi 25-03-2027, il computer mette vicini tutti i 25 di tutti i mesi di tutti gli anni. Con "25 marzo" va anche peggio: aprile finisce prima di gennaio.

Quale data? Quella che ti serve per ritrovarlo: il giorno della riunione per un verbale, il giorno dell'invio per un preventivo, il giorno dello scatto per le foto.

Niente spazi, accenti e caratteri speciali

Usa solo lettere senza accento, numeri, trattino e trattino basso. È la raccomandazione delle linee guida universitarie sulla gestione dei dati, e il motivo è semplice: non tutti i sistemi trattano allo stesso modo spazi e simboli. Uno spazio in un indirizzo web diventa una sequenza di segni. Una "è" può arrivare storpiata su un altro computer. Barre, due punti, asterischi e punti interrogativi in certi sistemi sono proprio vietati.

• Al posto dello spazio: il trattino basso tra un pezzo e l'altro, il trattino dentro i nomi composti. 2027-05-06_bianchi-arredi_catalogo_v01.
• Minuscole sempre. Così non devi ricordare se era "Preventivo" o "preventivo".
• Un punto solo: quello prima dell'estensione.
• Corto. Le stesse linee guida suggeriscono di restare intorno ai 40-50 caratteri.

Versioni numerate, non "definitivo"

Io, il calendario, lunedì 22 febbraio ti mostro i tre livelli di definitivo: logo_definitivo, logo_definitivo_v7_ok, logo_definitivo_v7_ok_ultimo_QUESTO. Di solito, poi, il cliente approva la v2. Se chi salva quei file merita un pensiero, ci sono le idee di regalo per un grafico o un designer.

Ci siamo passati tutti. Il problema di "definitivo" è che è una speranza: lo scrivi in buona fede e un'ora dopo arriva una modifica. Un numero invece non promette niente e dice tutto.

• v01, v02, v03 in fondo al nome. Lo zero davanti tiene l'ordine anche dopo la nona versione, altrimenti la v10 si infila tra la v1 e la v2.
• Ogni invio, un numero nuovo. Se un file è uscito dal tuo computer, quella versione non si tocca più: la prossima modifica si salva con il numero dopo.
• Chi corregge aggiunge le iniziali. ..._v03_mr è la v03 con le note di Marta Rossi. La tua risposta sarà la v04.
• La versione approvata cambia cartella. Finisce in "consegnati" con il suo numero. Così si capisce che è quella buona senza cambiarle nome.

Prima e dopo

La quarta riga è il mio foglio del 26 febbraio: rinominare 46 foto che si chiamano tutte IMG_ e un numero. Farlo il giorno stesso, quando ricordi ancora cos'è ogni scatto, richiede dieci minuti. Farlo dopo tre mesi richiede un investigatore.

Le cartelle: sempre le stesse

Un buon nome dentro una cartella a caso si perde lo stesso. Il mio consiglio di giovedì 25 marzo è usare la stessa struttura per ogni progetto: ricevuti, in lavorazione, consegnati. Dopo un mese trovi tutto a occhi chiusi, e lo trova anche chi ti sostituisce in ferie.

• 01_ricevuti: quello che arriva dagli altri, così com'è arrivato. Non si modifica: se ci devi lavorare, fanne una copia nella cartella dopo.
• 02_in-lavorazione: le tue versioni numerate.
• 03_consegnati: solo quello che è uscito ed è stato approvato.

Il numero davanti tiene le cartelle nell'ordine del lavoro invece che in quello alfabetico. Sopra ci sta una cartella per cliente, e dentro una per progetto con l'anno davanti: rossi / 2027_sito-nuovo / 01_ricevuti. La cartella "varie" resta, è patrimonio dell'umanità: l'importante è che non diventi l'unica.

Mettersi d'accordo (e non rinominare il passato)

Una regola per i nomi funziona se la usano tutti quelli che toccano gli stessi file. Scrivila in cinque righe, con un esempio, e mettila nella prima cartella che si apre. Cinque righe si leggono. Un manuale no.

E i file vecchi? Lasciali stare. Il mio foglio di mercoledì 29 dicembre propone le pulizie di fine anno più oneste che conosca: crea una cartella 2027_archivio e spostaci tutto quello che sta sul desktop. Non devi riordinare niente. Anche definitivo_v7_ok_ultimo riposerà lì, in pace. La regola nuova vale da oggi in avanti.

Una volta sistemati i nomi, il passo dopo è ridurre le versioni: di solito nascono da richieste poco chiare, e per quelle c'è la guida su come scrivere un brief. Per il "ti giro il file dopo la call" c'è come fare una riunione breve. Le sigle che finiscono nei nomi dei file, da KPI a SEO, sono spiegate nel glossario del marketing digitale. E se vuoi un promemoria quotidiano accanto al monitor, questi consigli stanno nel Calendario del Marketing 2027, uno per foglio.

Domande frequenti

Qual è il formato giusto per la data nel nome di un file?

Anno, mese, giorno, con quattro cifre per l'anno e due per mese e giorno: 2027-03-25. È il formato dello standard internazionale ISO 8601 e mette i file in ordine cronologico quando li ordini per nome.

Perché evitare spazi e caratteri speciali nei nomi dei file?

Perché non tutti i sistemi li gestiscono allo stesso modo: uno spazio in un link diventa una sequenza di simboli, un accento può rovinarsi nel passaggio da un computer all'altro. Lettere, numeri, trattino e trattino basso funzionano ovunque.

Come si numerano le versioni di un file?

Con v01, v02, v03 in fondo al nome. Lo zero davanti serve a tenere l'ordine giusto anche dopo la versione 9. La versione approvata si riconosce dalla cartella in cui la sposti, non dall'aggettivo.

Meglio il trattino o il trattino basso?

Vanno bene tutti e due, basta scegliere e non cambiare. Una convenzione comoda: trattino dentro la data e dentro i nomi composti, trattino basso per separare i pezzi del nome.

Devo rinominare tutti i file vecchi?

No. Sposta il passato in una cartella di archivio e applica la regola da oggi in avanti. Tra un mese i file che apri ogni giorno saranno già tutti nel formato nuovo.

Quanto può essere lungo il nome di un file?

Il più corto possibile tra quelli che si capiscono da soli. Le linee guida universitarie sulla gestione dei dati suggeriscono di restare intorno ai 40-50 caratteri.