ASAP: significato e quando (non) usarlo

ASAP significa As Soon As Possible, in italiano il prima possibile. Nelle mail di lavoro segnala che una cosa è urgente, ma non dice entro quando: per questo crea più confusione di quanta ne risolva. Qui trovi da dove viene la sigla, perché funziona male in ufficio e cosa scrivere al suo posto.

Cosa vuol dire, e cosa vuol dire davvero

Alla lettera, ASAP è una richiesta di velocità: fallo appena puoi. In pratica, nelle mail di lavoro ha almeno tre significati diversi, e chi la scrive di solito non dice quale.

• Appena hai un momento. Non è urgente, ma non dimenticartene.
• Oggi. Entro sera, possibilmente prima delle sei.
• Mollato tutto, adesso. Il cliente è al telefono e aspetta.

Il problema è tutto qui: la stessa sigla copre l'arco che va da domani a dieci minuti fa. Io il 6 gennaio la traduco così: "per ieri". E aggiungo una regola che vale in ogni ufficio: se sono tutte ASAP, nessuna lo è davvero.

Si pronuncia in due modi, lettera per lettera oppure come una parola sola. Li senti tutti e due in riunione, spesso dalla stessa persona.

Da dove viene la sigla

La storia più raccontata la fa nascere tra i militari americani. La citazione che si trova più spesso è in un libro del 1954 sul ponte aereo della guerra di Corea, The Greatest Airlift del capitano Annis G. Thompson, dove si legge che la maggior parte dei lanci di rifornimenti veniva fatta su base ASAP, cioè il prima possibile.

Le raccolte di citazioni storiche, però, trovano la sigla prima. Compare nel 1920 in una rivista americana per dentisti, in un elenco di abbreviazioni, e su alcuni quotidiani degli anni Quaranta e Cinquanta. Ancora prima c'era la versione corta, sap, per soon as possible: è nel codice di abbreviazioni per telegrafisti pubblicato da Walter P. Phillips nel 1914.

Quindi l'origine precisa non è certa. Quello che si può dire è che la sigla nasce dove ogni lettera costava: nel telegrafo, nei messaggi militari, nelle comunicazioni da trasmettere in fretta. Oggi la scriviamo in una chat dove le lettere sono gratis, ma l'abitudine è rimasta.

Perché in ufficio funziona male

Ci siamo passati tutti: una mail con ASAP nell'oggetto, poi un messaggio per dire della mail, poi una telefonata per dire del messaggio. L'urgenza si comunica bene solo se chi la riceve sa quanto tempo ha e perché.

ASAP lascia fuori proprio queste due cose. Il risultato è che ognuno decide da sé. Chi è prudente molla quello che stava facendo, anche se non serviva. Chi ha già cinque urgenze la mette in fila con le altre. E chi l'ha scritta si stupisce che non sia arrivata, perché nella sua testa c'era un'ora precisa.

C'è anche un effetto più lento. Una parola usata sempre perde forza. Nel bingo della casella di lunedì, sabato 6 marzo, "urgente" è una delle caselle da spuntare: vuol dire che la trovi abbastanza spesso da farci un gioco. Lo stesso vale nel bingo del quarto trimestre, sabato 16 ottobre, dove "urgente" sta accanto a "prima di Natale" e "entro l'anno".

Cosa scrivere al suo posto

La sostituzione è semplice: una scadenza, più il motivo. Bastano poche parole in più.

Il motivo non è una cortesia in più. Serve a chi legge per decidere se spostare qualcos'altro. Se sa che il file va in stampa venerdì, può anche risponderti che giovedì alle 12 non ce la fa ma alle 16 sì, e il problema si risolve prima che diventi un problema.

Due accorgimenti aiutano. Uno: una mail, una richiesta, come dico mercoledì 10 marzo e spiego in come scrivere una mail di lavoro che riceve risposta. Se in una mail chiedi tre cose, ricevi risposta a una. Due: se la cosa è urgente davvero, telefona. L'urgenza vera non sta bene in fondo a una casella con duecento mail non lette.

Quando ASAP va bene

Non serve bandirla. Ci sono casi in cui la sigla funziona: tra persone che lavorano insieme da anni e hanno lo stesso metro, in una chat dove il contesto è già chiaro, per cose davvero piccole in cui l'ora non conta. Se scrivi "mi giri il numero ASAP?" a un collega seduto a due metri, nessuno si offende.

Dove conviene evitarla è nei messaggi a chi non ti conosce bene, nei brief e in tutto quello che ha una scadenza vera. In un brief, al posto di ASAP ci va la data: è una delle domande della guida su come scrivere un brief. E se l'urgenza nasce da una decisione che nessuno prende, a volte serve una riunione: breve, con un ordine del giorno, come spiego in come fare una riunione breve.

Le altre sigle da ufficio

ASAP non è sola. Accanto ci sono le sigle dei report, che hanno lo stesso difetto quando si usano senza spiegarle: il KPI, con il suo significato e qualche esempio, e il CTR e come si calcola. Le altre parole del mestiere, da brief a deadline, sono nel glossario del marketing digitale. Poi c'è OOO, fuori ufficio: la sigla della mail che risponde subito per dire che non risponde, e che conviene scrivere bene, come spiego nella guida alla risposta automatica per le ferie.

Se vuoi giocarci, sulla home c'è il traduttore dal gergo all'italiano. Nel Calendario del Marketing 2027, invece, le parole arrivano una al giorno: la definizione vera sopra, la traduzione sotto.

Domande frequenti

Cosa vuol dire ASAP?

ASAP è la sigla dell'inglese As Soon As Possible, cioè il prima possibile. Si usa in mail e messaggi di lavoro per dire che una cosa è urgente.

Come si pronuncia ASAP?

Si sente sia lettera per lettera, a-esse-a-pi o all'inglese, sia come una parola sola, asap. Tutte e due le pronunce sono diffuse.

Da dove viene la sigla ASAP?

L'origine precisa non è certa. Viene spesso collegata all'ambito militare americano e la citazione più ripetuta è un libro del 1954 sul ponte aereo della guerra di Corea, ma le raccolte di citazioni la trovano già in una rivista per dentisti del 1920, e la forma corta sap nei codici dei telegrafisti del 1914.

È scortese scrivere ASAP?

Non è scortese in sé, ma è vago: non dice entro quando, e chi legge deve indovinare. Una scadenza precisa, con il motivo, ottiene di solito una risposta più chiara.

Cosa scrivere al posto di ASAP?

Una data e un'ora, più il perché: entro giovedì alle 12, perché venerdì mattina va in stampa. Se la cosa è davvero urgente, una telefonata vale più di una sigla in maiuscolo.