Risposta automatica per le ferie: esempi da copiare

Una buona risposta automatica per le ferie dice due cose: fino a quando sei via e chi contattare per le urgenze. Tutto il resto si può togliere. Qui sotto trovi cosa scrivere, cosa lasciare fuori ed esempi da copiare per Natale e per l'estate, in italiano e in inglese.

Le due cose che servono

Nel calendario lo scrivo giovedì 29 luglio, quando le valigie sono già in corridoio: la risposta automatica delle ferie ha bisogno di sapere fino a quando sei via, chi contattare per le urgenze, e niente altro. Più è corta, più viene letta fino in fondo.

Pensa a chi la riceve. Ha scritto per un motivo, magari con un'urgenza vera, e si vede tornare indietro un messaggio che non ha chiesto. Gli servono due informazioni per decidere cosa fare: aspettare te o scrivere a qualcun altro. Ogni riga in più gli fa perdere tempo prima di arrivarci.

Martedì 9 marzo, tra le parole del gergo, c'è proprio la sigla OOO, Out Of Office. La traduzione è affettuosa: l'unica mail che ti risponde subito, ed è per dirti che non risponde. Allora che almeno lo dica bene.

Come scrivere la data giusta

La data è il punto dove si sbaglia di più. "Sono in ferie fino al 3 gennaio" lascia un dubbio: il 3 sei ancora via o sei già al computer? Scrivi il giorno in cui torni a leggere la posta, con il giorno della settimana: "rientro lunedì 4 gennaio". Il giorno della settimana fa da controllo, perché se sbagli il numero chi legge se ne accorge.

Due accorgimenti pratici:

• se al rientro sai già che passerai la prima mattina a recuperare, puoi scrivere "rispondo dal 5 gennaio", anche se il 4 sei in ufficio;
• se il programma di posta lo permette, imposta la data di fine della risposta automatica insieme a quella di inizio. Il messaggio che dice "sono in ferie" a metà febbraio è un classico che conviene evitare.

Chi contattare, davvero

Il contatto per le urgenze deve essere una persona, con nome e indirizzo, che sa di esserlo. Scrivere "per urgenze contattare l'ufficio" sposta il problema senza risolverlo. Scrivere il nome di un collega che non è stato avvisato è peggio: gli arriva una mail che non capisce, su un lavoro di cui non sa niente.

Prima di partire, quindi, due passaggi. Chiedi alla persona se può coprirti, e lasciale quello che serve per farlo. Lunedì 9 agosto, nel calendario, lo chiamo il biglietto di passaggio: dove sono i file, cosa è rimasto in sospeso, chi può decidere al posto tuo. Se i file hanno nomi che si capiscono, il biglietto si accorcia: per quello c'è la guida su come nominare i file di lavoro.

Cosa lasciare fuori

La tentazione è riempire. Ecco cosa si può togliere senza rimpianti:

• il racconto delle ferie: chi ti scrive vuole sapere quando torni, non dove vai;
• le promesse che non manterrai, come "risponderò a tutti appena rientro" quando al rientro ti aspettano centinaia di messaggi;
• le battute troppo lunghe: una riga di spirito va bene, un paragrafo no;
• le parole che allarmano, tipo "per qualsiasi urgenza", quando per te sono urgenti solo due cose.

Sul tono vale quello che vale per qualsiasi mail: cortese e diretto. Se ti serve un ripasso su oggetto, prima riga e richieste chiare, c'è la guida su come scrivere una mail di lavoro. E se arriva un messaggio con scritto ASAP mentre sei via, la risposta automatica ha già fatto il suo lavoro: ha detto chi chiamare.

Esempi da copiare

Gli esempi sono da adattare: cambia date, nomi e indirizzi, e tieni solo le righe che ti servono.

Per Natale

Grazie per il messaggio. Sono fuori ufficio per le feste e rientro lunedì 4 gennaio. Per le urgenze scrivi a Giulia Rossi, giulia.rossi@esempio.it. Buone feste.

Vigilia di Natale, venerdì 24 dicembre: nel calendario c'è un "riusciamo a uscire oggi con una cosina?" che arriva proprio quel giorno. Sotto c'è scritto che la risposta è nell'out of office. Per questo conviene che ci sia, e che sia chiara.

Per l'estate

Ciao, sono in ferie e leggo la posta da lunedì 23 agosto. Per il progetto in corso scrivi a Marco Bianchi, marco.bianchi@esempio.it, che ha tutti i file. Per il resto ci sentiamo al rientro.

Breve, per un giorno o due

Oggi e domani sono fuori ufficio. Rispondo da mercoledì. Se è urgente: 06 0000 0000.

In italiano e in inglese

Sono fuori ufficio e rientro lunedì 4 gennaio. Per le urgenze: Giulia Rossi, giulia.rossi@esempio.it.
I'm out of the office until Monday 4 January. For urgent matters please contact Giulia Rossi, giulia.rossi@esempio.it.

In tutti gli esempi l'informazione più utile sta nelle prime due righe. È lì che arriva chi legge dal telefono, e spesso non va oltre.

Prima di partire, e al rientro

La risposta automatica è l'ultima cosa che fai, non la prima. Prima viene il resto: segnare le ferie sul calendario condiviso, sistemare le cose in sospeso, avvisare chi ti copre. Mercoledì 16 giugno ricordo di segnare le ferie estive entro metà mese, perché le campagne di agosto si decidono sapendo chi c'è e chi no. Se il termine di una sigla ti sfugge, le parole dell'ufficio sono nel glossario del marketing digitale.

Poi attiva il messaggio alla fine dell'ultimo giorno, mandati una mail di prova da un altro indirizzo per vedere come arriva, e chiudi. Al rientro, ricordati di spegnerlo. Nel Calendario del Marketing 2027 questi promemoria cadono nei giorni in cui servono, tra una parola del gergo e un quiz.

Domande frequenti

Cosa scrivere nella risposta automatica delle ferie?

Fino a quando sei via e chi contattare per le cose urgenti, con nome e indirizzo. Il resto si può togliere: più è corta, più viene letta fino in fondo.

Bisogna scrivere la data di rientro o l'ultimo giorno di assenza?

Meglio il giorno in cui torni a leggere la posta, con il giorno della settimana: 'rientro lunedì 4 gennaio'. Toglie il dubbio se l'ultimo giorno di ferie sia compreso o no.

Serve anche la versione in inglese?

Se scrivi a persone che non parlano italiano, sì: metti prima l'italiano e sotto due righe in inglese con le stesse informazioni. Se lavori solo con clienti italiani, una lingua basta.

Chi va indicato come contatto per le urgenze?

Una persona che sa di esserlo e che ha accesso ai file e alle decisioni che servono. Prima di partire avvisala e lasciale una nota di passaggio.

Quando va attivata la risposta automatica?

Alla fine dell'ultimo giorno di lavoro, non prima, e con la data di fine già impostata se il programma di posta lo permette. Così non ti dimentichi di spegnerla al rientro.